Onze organisatie voldeed al eerder aan de eisen van de ISO 9001 normen. Elk jaar wordt er opnieuw gekeken of ons bedrijf grip heeft op de bedrijfsvoering en in staat is procesprestaties en productconformiteit continue te verbeteren. Door middel van de jaarlijkse hercertificering van het onafhankelijke externe certificatie organisatie Dekra wordt er gekeken of het ISO certificaat behaald kan worden. Deze organisatie toetst de specifieke activiteiten en kijkt of de organisatie daadwerkelijk voldoet aan de eisen uit de ISO norm. Bij een positieve beoordeling wordt het ISO certificaat van de betreffende norm uitgereikt. Na het behalen van het ISO certificaat, kan de organisatie aan haar opdrachtgevers de deskundigheid aantonen met betrekking tot haar product- en dienstverlening. Belangrijk is dat het management zelf dit hulpmiddel actief inzet. ISO certificering bevordert zo het vertrouwen in de kwaliteit van goederen en diensten, zowel binnen als buiten Nederland. Het ISO certificaat zorgt er dus voor dat dit een ‘paspoort’ is waardoor de toegang tot markten (ook internationaal) beter toegankelijk is.
ISO 45001
ISO 45001 certificering toont aan dat jouw organisatie bewust gezond en veilig werkt (G&VW) en voldoet aan internationale wet- en regelgeving voor arbeidsomstandigheden. Het is de opvolger van de OHSAS 18001-norm voor arbomanagementsysteem. De Nederlandse titel van ISO 45001-norm is officieel ‘Managementsystemen voor gezond en veilig werken – Eisen met richtlijnen voor gebruik’. Hiermee is de afkorting ‘G&VW als vervanging van ‘arbo’ in de ISO norm geïntroduceerd.
De gezondheid en veiligheid van medewerkers wordt beïnvloed door onder meer fysieke belasting, psychosociale arbeidsbelasting en machineveiligheid. Met een G&VW-managementsysteem worden gevaren en risico’s geïdentificeerd en geëvalueerd om deze vervolgens aan te pakken.
De basis voor het G&VW-managementsysteem is de ‘plan-do-check-act’ cyclus (PDCA). ISO 45001 stelt, naast deze uitvoeringscyclus, ook eisen aan de resultaten van het managementsysteem:
de continue verbetering van de G&VW-prestaties;
de beheersing van de G&VW-risico’s als gevolg van de activiteiten van de organisatie;
het voldoen aan de van toepassing zijnde G&VW-wet-en regelgeving en andere eisen.
De eisen die in de ISO 45001-norm worden gesteld aan het managementsysteem zijn verdeeld over zeven hoofdstukken:
context van de organisatie
leiderschap en participatie van medewerkers
planning
ondersteuning
uitvoering
evaluatie van de prestaties
verbetering
Onze organisatie stelde eerder al hoge eisen aan certificatie. Vanzelfsprekend wordt verwacht dat het certificatieproces een toegevoegde waarde oplevert. Het ISO team binnen Vossloh ETS wordt draaiende gehouden door Projectmanager Mimoun Elghoul en Office Manager Laura ten Have Krieger. Dit team wordt sinds dit jaar ook ondersteund door de collega’s van het moederbedrijf Vossloh AG die over meerdere jaren heen expertise opbouwen in hun portefeuilles.
Een korte voorstelronde:
Ondertussen werkt Laura sinds de overgang naar Vossloh ETS 2 jaar bij onze organisatie, maar eigenlijk dus al veel langer. “In totaal 4 jaar met ETS Spoor erbij opgeteld,” geeft Laura aan. Ook Mimoun werkt alweer enige tijd bij ons. Hij werkt bij Vossloh ETS als een projectmanager voor o.a. de freesdiensten. Het moment dat ETS Spoor overgenomen werd, was het begin van de groei, daarmee groeide het aantal medewerkers in één klap. Iedereen moest op dezelfde manier gaan werken en ook nog eens ISO-proof.” Dat was een mooie uitdaging vertelt Laura. Met de overname van Vossloh hebben we bij Vossloh ETS ook kennis gemaakt met ISO 45001 en dat maakt nu een belangrijk onderdeel uit van de organisatie. Dit ISO team van verschillende afdelingen word niet alleen ondersteunt door de collega’s van Vossloh, maar ook door een extern adviesburo. Zo proberen we van alle kernafdelingen binnen Vossloh ETS die iets te maken hebben met ISO, iemand te betrekken. Zo hebben we de meeste kennis en een blik vanuit verschillende invalshoeken om ons ISO beleid te bewaken. Secretariaat en ISO zijn op verschillende manieren met elkaar verbonden, volgens Laura. Hierover zegt zij het volgende: “Wij zijn bij het secretariaat natuurlijk ook vaak bezig met procedures en veiligheid en zorgen dat het allemaal volgens de regels verloopt. Dus als office manager/ secretaresse ben je wel echt de aangewezen persoon om daaraan deel te nemen.”
“Een beetje je gezond verstand gebruiken wanneer je ergens mee bezig bent helpt al heel veel”
“ISO blijft een hot item, soms zie je in het nieuws weer dat er een groot bedrijf gehackt is en dat er gevoelige gegevens op straat zijn komen te liggen. Om dit te voorkomen is het belangrijk dat we hier aan blijven werken.” Volgens Laura wekt het ook vertrouwen als je kan laten zien dat je gecertificeerd bent. “Je laat daarmee aan de buitenwereld zien dat gegevens veilig zijn en dat we onze zaken goed op orde hebben. We hebben gemerkt dat bepaalde klanten de voorkeur geven aan Vossloh ETS omdat wij nu meerdere ISO-certificaten hebben. Er is zelfs een aantal klanten die bij ons diensten en producten afnemen die deze norm vereisen, anders mogen ze die diensten of producten niet eens bij ons afnemen.” Een erg waardevol certificaat dus.
Daarnaast vindt Mimoun dat het ook zorgt voor een stukje structuur binnen de organisatie. “Bijvoorbeeld dat je de deur niet open laat staan zodat iedereen naar binnen kan. Of dat je de leuning vasthoudt wanneer je op de trap loopt. Ook al zijn dit kleine dingen, het is wel heel belangrijk.” Doordat dit belangrijke ISO-regels zijn kan je elkaar hier toch makkelijker op aanspreken waardoor de regels ook beter worden nageleefd en de organisatie beter beveiligd is.
ISO speelt onbewust toch een rol
Maar hoe zijn deze medewerkers nou in hun privéleven bezig met privacy? Geven ze gewoon overal toestemming voor, of hebben ze alles achter slot en grendel zitten? Laura verwoordt het mooi: “Een beetje je gezond verstand gebruiken wanneer je ergens mee bezig bent helpt al heel veel. Ik ben zelf niet het type wat in het wilde weg overal op het internet mijn naam, telefoonnummer en mailadres invult.” Hun rol binnen Team ISO maakt dat ze er onbewust toch altijd alert op zijn, ook thuis.
